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“Zu viele Besprechungen sind ein deutliches Zeichen für eine schlechte Organisation.”
Cyril Northcote Parkinson,
brit. Historiker
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“Man muss ein Meeting nicht canceln, man kann stattdessen einfach eine Besprechung absagen.”
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ToDo-Liste für Besprechung / Meeting
Für die gelungene Durchführung einer Besprechung ist eine professionelle Vorbereitung eine grundlegende Vorraussetzung. Mit Hilfe dieser ToDo-Liste können Sie die Besprechung systematisch und strukturiert planen und perfekt organisieren.
Besprechungsziele / Vorgehen
- Gewünschtes Ergebnis definieren (Information, Diskussion, Entscheidung)
- Inhalte/ Aussagen festlegen
- Fragen/ Entscheidungen formulieren
- Chancen/ Risiken abschätzen
Teilnehmerkreis
- Teilnehmerkreis bestimmen (Muss-, Soll-, Kann-Teilnehmer)
- Termin inkl. Ausweichtermin abstimmen
- Teilnahme bestätigen lassen
- Einladung inkl. Tagesordnung versenden
Veranstaltungsort / -zeit
- Interne/ Externe Durchführung bestimmen (Störungsaspekt)
- Veranstaltungsort festlegen
- Verkehrswege/ Verkehrssituation berücksichtigen
- Beginn, Dauer und Ende der Veranstaltung festlegen
- Anreisezeiten/ Anzahl der Reisenden berücksichtigen
- Hotelzimmer/ Veranstaltungsräume reservieren
- Bewirtung (Essenszeiten, Pausen) organisieren
Arbeitsmittel
- Laptop/ Beamer organisieren
- Flipchart/ Pinnwand bereitstellen
- Moderatorenkoffer (Stifte, Papier, Nadeln) besorgen
- Funktionstüchtigkeit Referenten-PC prüfen (ggf. Software installieren)
- Mikrofonanlage checken
- Telefon-/ Videokonferenz vorbereiten
Weitere Punkte
- Referenten/ Moderatoren festlegen
- Aussagen abstimmen
- Zeitbudgets vereinbaren
- Tagesordnung zusammenstellen
- Manuskripte verfassen
- PowerPoint-Folien erstellen oder zuschicken lassen
- Handouts für Teilnehmer in ausreichender Anzahl erstellen
- Plots/ Plakate/ Bilder ausdrucken
- Sitzordnung (Namensschilder, Karten) festlegen
- Raum vor Beginn der Veranstaltung kontrollieren
Nachbereitung
- Review/ Reflektion der Besprechung
- Besprechungsprotokoll erstellen
- Besprechungsprotokoll an Teilnehmer und Verteiler schicken
Todo-Liste für eine Besprechung / Meeting als PDF gratis zum Download
 Meeting / Besprechung
Umfangreiches Vorlagenpaket für Besprechung / Meeting bei oBeek.de
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