Wie setze ich die Prioritäten fest?
Einer der wichtigsten Ziele beim Arbeits- und Zeitmanagement besteht darin, die anstehenden Aufgaben in eine effektive und effiziente Rangfolge zu bringen. Dies wird auch als Priorisieren oder Setzen von Prioritäten bezeichnet.
Dieses Priorisieren der Aufgaben soll Ihnen helfen,
- das Wesentliche vom Unwesentlichen zu trennen,
- Rationalisierungsschwerpunkte zu setzen,
- die Effizienz zu steigern,
- unnötige Arbeit zu vermeiden,
- die richtigen Dinge richtig zu tun.
Das Setzen von Prioritäten hat zentrale Bedeutung für ein erfolgreiches Selbst- und Zeitmanagement. Bei Eignungstest und Einstellungsprüfungen wird vom Bewerber darum oftmals in der sogenannten Postkorbübung verlangt viele Aufgaben unter Zeitdruck sinnvoll zu priorisieren und zu erledigen.
Beim Festlegen der Prioritäten werden die verschiedenen Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit beurteilt und klassifiziert.
Dringende Aufgaben:
Dringende Aufgaben haben einen zeitnahen Termin, bis zu dem sie zu erledigen sind. Alle Aufgaben die der sofortigen Aufmerksamkeit bedürfen und einem bedrängen sofort zu handeln sind dringende Aufgaben. Bei Fristeinhaltung entsteht ein einmaliger Nutzen. Die Dringlichkeit ist somit ein zeitliches Bewertungskriterium.
Wichtige Aufgaben:
Wichtige Aufgaben bringen Sie einem Ziel näher. Sie sind meistens langfristiger und strategischer und haben weitreichende Auswirkungen. Sobald wichtige Arbeiten erledigt sind, bestehen langfristige Verbesserungen bzw. wenn die Aufgabe nicht erledigt wird, hat es unangenehme Konsequenzen. Die Wichtigkeit ist somit ein sachliches Merkmal zur Bewertung einer Aufgabe.
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Abgrenzung zwischen wichtig und dringend
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Wichtigkeit
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Dringlichkeit
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Fokus
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Ziel, Erfolg
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Termin, Zeit
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Wirkung
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Effektivität
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Effizienz
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Motivation
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Vision
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Tagesgeschehen
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Ergebnis
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Zielerreichung
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Aktionismus
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Verhalten
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selbstgesteuert
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fremdgesteuert
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Werkzeuge
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Lebensrollen
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Terminkalender
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Zeithorizont
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langfristig
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kurzfristig
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Steuerung
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Spaß, Freude
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Frust, Streß
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Um zu entscheiden, ob eine Aufgabe wichtig oder dringend ist, betrachten Sie die Aufgabe unter folgender Fragestellung:
Würde ich die Aufgabe weglassen, wenn ich nur die Hälfte der Arbeitszeit zur Verfügung hätte?
Was geschieht, wenn ich es nicht tue?
Eine Eingruppierung der Tätigkeiten nach den Kriterien dringend und wichtig veranschaulicht die Qualitäts-Matrix:
Qualitäts-Matrix
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Dringlichkeit
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dringend
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nicht dringend
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Wichtigkeit
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wichtig
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- Projekte mit zeitnahen Abgabetermin
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- Werteklärung / Zielfindung
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nicht wichtig
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- viele drängende Tätigkeiten
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- Triviales, Geschäftigkeit
- zeitverschwendende Beschäftigung
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Aus den beiden Komponenten Wichtigkeit und Dringlichkeit ergibt sich die Priorität einer Aufgabe.
Da die Wichtigkeit und Dringlichkeit der Aufgaben sich im zeitlichen Verlauf verändern können, kann sich damit auch die Priorität im Lebenszyklus einer Aufgabe verändern. Darum ist es sinnvoll die Aufgaben regelmäßig neu zu beurteilen und die Prioritäten entsprechend den geänderten Rahmenbedingungen anzupassen.
Die Zuteilung der Priorität zu den einzelnen Aufgaben ist zumeist durch Buchstaben oder Ziffern gekennzeichnet.
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Beispiele zur Kennzeichnung von Prioritäten
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1 ---> höchste Priorität
2 ---> ...
3 ---> mittlere Priorität
4 ---> ...
5 ---> niedrigste Priorität
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A ---> vorrangig
B ---> ...
C ---> nachrangig
D ---> ...
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I ---> kurzfristig
II ---> mittelfristig
III ---> langfristig
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Die Priorität legt die zeitliche Bearbeitungsreihenfolge der Aufgaben fest, dabei werden Aufgaben mit höherer Priorität vor Aufgaben mit niedrigerer Priorität bearbeitet. Werden die Aufgaben der Todo-Liste nach der Priorität aufsteigend sortiert, so erhält man einen Arbeitsplan.
Methoden zum Setzen von Prioritäten
Dieses Bewerten der Aufgaben anhand der Kriterien dringend und wichtig, das in der Praxis stets das Setzen von Prioritäten bedeutet, kann hierbei auf folgende Methoden erfolgen:
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