“Rede einfach, rede langsam und sag nicht zu viel..”
John Wayne,
US-amerikanischer Schauspieler

“Besprechungen mit vielen Teilnehmern lösen selten ein Problem, sondern verschwenden viel wertvolle Zeit.”
Cyril Northcote Parkinson, brit. Historiker

ToDo-Liste zur Telefonkonferenz

Telefon Telefonkonferenzen sparen Zeit und Geld – wenn man sie richtig einsetzt und organisiert. Planen und organisieren Sie mit dieser Todo-Liste die Telefonkonferenz genau so sorgfältig wie ein Präsensmeeting.

Telefonkonferenz
durchführen und moderieren

Agenda und Teilnehmer festlegen (ca. 1 Woche vorher)

Erstellen Sie eine Liste der Teilnehmer
Bestimmen Sie die Rollen der einzelnen Teilnehmer: Moderator, Protokollführer, Teilnehmer, ggf. nur Zuhörer
Legen Sie eine Agenda fest
Legen Sie einen Termin für die Konferenz fest

Telefonkonferenz Anbieter heraussuchen und Zugangscode beantragen (ca. 5 Tage vorher)

kostengünstigen und zuverlässigen Anbieter heraussuchen
Melden Sie sich beim ausgewählten Anbieter unter Angabe des Besprechungstermin und Dauer an
Sie erhalten vom Anbieter Telefonnummer sowie Zugangscode für Teilnehmer und Moderator

Versenden der Einladung (ca. 4-5 Tage vorher)

Versenden Sie rechtzeitig an alle Teilnehmer die Agenda mit Termin und Dauer des Meetings
Teilen Sie ebenso allen Teilnehmern die komplette Teilnehmerliste sowie deren speziellen Rollen mit
Teilen Sie mit, dass die Besprechung als Telefonkonferenz abgehalten wird
Teilen Sie jedem Teilnehmer die Telefonnummer und den Teilnehmer-Zugangscode mit

Vorbereitung Telefonkonferenz (ca. 2-3 Tage vorher)

Reservieren Sie für die Zeit der Telefonkonferenz einen Raum mit geeigneten (Tasten-) Telefon von dem Sie ruhig und ungestört telefonieren können
Achten Sei darauf, dass Ihr Telefon eine Freisprecheinrichtung hat
Falls Sie einen PC/ Laptop für die Telefonkonferenz benötigen, achten Sie auf geeignete Anschlüsse in diesem Raum
Drucken Sie die Einladung und insbesondere die Teilnehmerliste aus

Kurz vor der Telefonkonferenz (ca. 15 Minuten vorher)

Ordnen Sie Ihre Unterlagen insbesondere Einladung und Teilnehmerliste
Überprüfen Sie, dass die Technik einwandfrei funktioniert
Wählen Sie als Moderator die vom Anbieter mitgeteilte Telefonnummer
Nach der Sprachansage geben Sie den Zugangscode des Moderators ein

Der Einstieg in die Telefonkonferenz

Sprechen Sie mit klarer, deutlicher und verständliche Stimme
Bemühen Sie sich um eine angemessene Lautstärke, überprüfen Sie ggf. die Lautstärkeeinstellungen des Telefons
Prüfen Sie ob alle Teilnehmer anwesend sind.
Gehen Sie die Teilnehmerliste durch und fragen Sie ggf. per Namensruf nach
Falls notwendig stellen Sie die Gesprächsteilnehmer einander vor.
Bitten Sie die Teilnehmer, mögliche Störgeräusche zu vermeiden (Handygeklingel, laufende Radioapparate usw.)
Erläutern Sie kurz das Thema und die Rollen der Teilnehmer

Während der Telefonkonferenz

Gehen Sie anhand der Agenda alle Themen zügig durch
Sprechen Sie mit klarer und deutlicher Stimme
Da Sie bei der Telefonkonferenz keinen Blickkontakt zu den Teilnehmern haben, dirigieren Sie als Moderator mehr als in einer Präsensbesprechung
Reagieren Sie sofort auf Störungen (z.B. laute Geräusche) und sprechen sie diese an
Bitten Sie Teilnehmer, ihren Beitrag zu wiederholen, wenn die Verbindung schlecht sein sollte oder Sie etwas nicht verstanden haben
Lassen Sie wenn möglich die Teilnehmer ausreden
Falls Sie jemanden ansprechen, nennen Sie seinen Namen da optische Hinweise fehlen
Wortmeldungen müssen mit Namen angekündigt und erteilt werden
Erinnern Sie die Teilnehmer daran, sich mit Namen zu identifizieren, bevor sie sprechen
Machen Sie während der Konferenz Notizen
Fassen Sie Zwischenergebnisse und Resultate mündlich zusammen

Gebrauch der Stummtaste

Wenn Sie gerade nichts zu sagen haben, schalten Sie mit der Stummtaste das Mikrofon ihres Telefons ab
Benutzen Sie die Stummtaste des Mikrofons ebenfalls, wenn Sie räuspern oder husten müssen
Bevor Sie sprechen, vergewissern Sie sich, dass Sie das Mikrofon nicht auf stumm geschaltet haben

Beenden der Telefonkonferenz

Fassen Sie die Ergebnisse insbesondere Daten, Fakten und Termine am Ende noch einmal zusammen
Bedanken Sie sich für die Teilnahme
Legen Sie den Hörer auf