Prioritätensetzung durch ABC-Analyse

Bei der Aufgabenplanung nach der ABC-Analyse werden die zu erledigenden Aufgaben in die Klassen A, B, und C aufgeteilt. Die Zuordnung zu den Klassen ergibt sich hierbei nach Wichtigkeit und Dringlichkeit:

• A-Aufgaben: dringende und wichtige Tätigkeiten
• B-Aufgaben: sämtliche Aufgaben, welche nicht so dringend aber durchschnittlich wichtig sind
• C-Aufgaben: alle Aufgaben, die nicht so wichtig sind

Diese Prioritätensetzung durch ABC-Analyse hat sich in der Praxis vielfach bewährt, ist leicht anwendbar und bei konsequenter Umsetzung auch äußerst effektiv. Wer sich ihrer bedient, hält ein sehr dynamisches Werkzeug zum Selbstmanagement in die Hand, welches hilft Stress zu vermeiden.

Wertanalyse der Zeitverwendung

Die ABC-Analyse geht von konstanten Anteilen der wichtigen und weniger wichtigen Aufgaben an der Menge aller Aufgaben aus. Die Erfahrung zeigt, dass bei einer Gegenüberstellung von Zeitaufwand und Nutzen bzw. Wert im Sinne eines Beitrags zur Zielerreichung, sich folgende Regel für die Aufgaben aufstellen lässt:

Die wichtigsten Aufgaben machen etwa 15 % der Menge aller Aufgaben und Tätigkeiten aus, jedoch beträgt der eigentliche Nutzen fast 65 %. Dies sind die A-Aufgaben.

Aufgaben, welche nicht so dringend und eher durchschnittlich wichtig sind, machen etwa 20 % an der Menge und auch 20 % am Wert der Aufgaben aus. Dies sind die B-Aufgaben.

Weniger wichtige oder unwichtige Aufgaben machen hingegen 65 % an der Gesamtmenge aller Aufgaben aus, haben aber nur den geringen Anteil von 15 % am Wert aller Tätigkeiten. Dies sind die C-Aufgaben.

Arbeitsorganisation mittels ABC-Analyse in der Praxis

Die Anwendung der ABC-Analyse bewirkt, dass die Aufgaben ihrer Bedeutung nach geordnet und die Arbeitsergebnisse erfolgsorientiert gesteuert werden.

Das Hauptaugenmerk legen sie auf sämtliche A-Aufgaben. Diese erledigen sie als erstes, danach erst bearbeiten sie B-Aufgaben. Bei der Bearbeitung der A-Aufgaben sollten sie ihre persönliche Leistungskurve berücksichtigen und diese möglichst dann anpacken, wenn Sie am leistungsfähigsten sind und Ruhe vor Störungen haben.
Ihre A-Aufgaben ermitteln Sie mit der Frage: Mit welchen Tätigkeiten erreiche ich meine wichtigsten Ziele?

Falls zu viele Tätigkeiten und Aufgaben als A-Aufgaben eingestuft worden sind, sollten sie die Liste noch einmal unter dem Blickwinkel der Dringlichkeit und Wichtigkeit durchgehen und einzelne Tätigkeiten herunterzustufen. Anschließende sollten sie die neue Beurteilung der Aufgaben als Grundlage nehmen, die ToDo-Liste nach der Dringlichkeit der Aufgaben neu zu sortieren.

Falls möglich, sollten die B-Aufgaben an kompetente Mitarbeiter delegiert werden. Ist dies nicht möglich sollten sie sich überlegen, wie sie diese schnell und effizient erledigen können. B-Aufgaben sind oftmals Routine- und Alltagsaufgaben in deren Bearbeitung sehr viel Optimierungspotential verborgen liegt

Die C-Aufgaben sollten sie möglichst effizient und schnell bearbeiten ohne Zeit und Energie zu vergeuden. Oftmals sind solche C-Aufgaben auch gar nicht zu bearbeiten.

Im Prinzip macht es nichts, wenn weniger wichtige B- und C-Aufgaben längere Zeit liegen bleiben. Solange die ihnen zugewiesene Dringlichkeitsstufe sich nicht verändert, sollte dies keine negativen Folgen haben. Wenn sich diese Dringlichkeitsstufe allerdings durch einen zunächst noch in fernerer Zukunft liegenden Termin ändert, muss man eben die entsprechende Tätigkeit rechtzeitig herauf stufen.

Regelmäßige Überprüfung der Eingruppierung

Da sich sowohl die Dringlichkeit als auch die Wichtigkeit von Tätigkeiten und Aufgaben im Zeitverlauf verändern kann, unterliegt die ABC-Analyse zeitlichen Schwankungen. Die aus der ABC-Analyse resultierende Setzung der Prioritäten ist ein dynamisches und flexibel zu handhabendes Werkzeug bei dem die Aufgaben und Aktivitäten im Zeitverlauf immer wieder herauf bzw. herab gestuft werden können. Das bedeutet, dass die Beurteilung von Aufgaben und Tätigkeiten nach Wichtigkeit- bzw. Dringlichkeitsstufen regelmäßig überprüft werden muss: Aufgaben, welche heute als B-Aufgabe klassifiziert worden sind, können morgen schon durch Veränderung der zeitlichen Rahmenbedingungen oder einfach im Fortschreiten der Zeit eine Einstufung als A-Aufgabe - für ihre termingerechte Erledigung - benötigen. Achten Sie deshalb bei dieser wiederholten Betrachtung der Dringlichkeitsstufen, insbesondere immer darauf ob sich B-Aufgaben nicht doch schon zu A-Aufgaben verändert haben.