Wie erstelle ich eine ToDo-Liste?
Das Anlegen einer ToDo-Liste ist recht einfach. Bewährt hat sich dabei folgendes Vorgehen:
Als erstes schreibt man alle Tätigkeiten und Aufgaben, die zu erledigen sind, untereinander auf. Die Reihenfolge der Einträge spielt hierbei in dieser Liste zunächst keine Rolle.
Falls einzelne Aufgaben sehr umfangreich und komplex sind, sollte man diese in Teilaufgaben und Zwischenschritte aufteilen, um die Aufgabe besser beherrschen zu können und den Überblick nicht zu verlieren. (siehe: Strukturieren der Aufgaben)
Je nach Verwendungszweck und Anforderung kann die ToDo-Liste noch verschiedene weitere Angaben, wie beispielsweise Termine oder den benötigen Zeitbedarf bzw. Dauer der Aufgabe, enthalten. (siehe: Formen der ToDo-Liste).
Zudem kann die ToDo-Liste durch Angabe der Priorität über die reine Zielformulierung hinausgehen und schon die Gewichtung der Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit enthalten. Wodurch sie eine zentrale Bedeutung für die Arbeitsplanung besitzen. (siehe auch Prioritätensetzung)
ALPEN Methode
Bewährt hat sich auch die ALPEN Methode, bei der man jeden Tag einige Minuten jeweils die anfallenden Aufgaben nach folgendem Verfahren in fünf Schritten plant:
L: Länge einschätzen. realistische nicht zu knapp bemessene Schätzung der benötigten Zeit für jede Aufgabe.
P: Pufferzeit einplanen. Verplanung von maximal 60 Prozent der Arbeitszeit, um Zeit für Unvorhergesehenes zu haben.
E: Entscheidungen treffen. Durch Prioritäten setzen, Kürzen und Delegieren wird der Umfang der Arbeiten beschränkt.
N: Nachkontrolle und Erstellung einer Statistik über geplante und tatsächlich erledigte Arbeiten. Unerledigtes wird auf den nächsten Tag übertragen.
Bei regelmässiger Anwendung der ALPEN Methode im Tagesverlauf machen Sie sich zwischendurch so immer wieder Notizen. Die dabei investierte Zeit, zahlt sich jedoch aus.
Dieses gängige Verfahren stammt vom Zeitmanagement-Experten Lothar J. Seiwert und hat ebenfalls Verwendung im klassischen Projektmanagement gefunden.