Prioritätensetzung nach dem Pareto-Prinzip

Der italienische Ökonom und Soziologe Vilfredo Pareto (1848 - 1923) erkannte Anfang des 20. Jahrhunderts, dass in Italien 20 Prozent der Familien über 80 Prozent des Volksvermögens verfügen. Die hieraus hergeleitete Pareto-Verteilung besagt, dass in einer Menge eine kleine Anzahl sehr viel zum Gesamtwert der Menge beitragen kann, während der überwiegende Teil nur sehr wenig zum Gesamtwert beiträgt. Diese Gesetzmäßigkeit läßt sich auch auf andere Bereiche des Lebens übertragen und wird im Allgemeinen als Pareto-Prinzip, 80 zu 20 Regel oder als 80/20 Prinzip bezeichnet.

So lässt sich das Pareto-Prinzip auch im Alltagsleben beobachten, beispielsweise

• bei Besprechungen kommt es meistens in 20% der Zeit zu 80% der Beschlüsse.
• nur 20 Prozent der Kleidung die wir besitzen, werden gewöhnlich getragen.
• bei der Schreibtischarbeit werden mit 20% der Zeit ungefähr 80% der Aufgaben bewältigen.
• in der Wohnung weisen 20% des Teppichs 80% der gesamten Abnutzung auf.

In der Wirtschaft hat die Pareto-Regel eine große Bedeutung, da man mit seiner Anwendung eine höhere Effizienz von Kosten und Ertrag erreichen kann. So läßt sich beobachten, dass

• bei der Produktion von Gütern 20% der Produktionsfehler für 80% des Ausschusses verantwortlich sind
• im Verkauf machen zwei von zehn Verkäufern 80 Prozent des Umsatzes
• Im Versandhandel werden 80% der Kunden mit einem Arbeitsaufwand von 20% bedient.
  Die weitaus meiste Arbeit verursachen die wenigen Kunden, die sich beschweren und Lieferungen beanstanden.
• 20% der Kunden erwirtschaften 80% des Umsatzes.

Obwohl das 80:20 Zahlenverhältnis des Pareto-Prinzips nicht immer und überall exakt so zutrifft, muss die darin ausgedrückte Gesetzmäßigkeit beachtet werden.

Insbesondere läßt sich das Pareto-Prinzip auf das Arbeits- und Zeitmanagement anwenden: Wer seine Zeit optimal nutzen will, muß wissen, dass üblicherweise 20 Prozent der Tätigkeiten und Aufgaben so entscheidend sind, dass sich damit bereits 80 Prozent des gesamten Erfolges der Arbeit erzielen lassen. Die übrigen 80 Prozent der Zeit erbringen dagegen lediglich noch 20 Prozent des Ergebnisses. Das Verhältnis von Ertrag und Aufwand beträgt unter diesem Blickwinkel 80 zu 20. Dabei gilt diese 80 zu 20-Regel nicht nur bei der Verteilung der Zeit.
Besonders beachtenswert hierbei: Die Effektivität einer Tätigkeit ist demnach nicht unbedingt am Zeitverbrauch festzumachen, die man zur Erledigung der Tätigkeit bzw. Durchführung der Aktivität benötigt.

Beim Zeitmanagement ist das Pareto-Prinzip eine gute Methode um

• Aufgaben zu priorisieren bzw. Prioritäten zu setzen
• Probleme bei der Zeitplanung frühzeitig zu erkennen
• konkrete Arbeitsplanungen vorzunehmen.

Nicht nach Perfektion streben

Wer demnach bei allem nach Perfektion strebt und dabei immer hundert Prozent erreichen will, wird sich nicht nur Streß bereiten, sondern letztendlich nur viel Energie und Zeit verlieren. Nach der Pareto-Regel ist Perfektion unwirtschaftlich und verbraucht viel Zeit. Anstatt sich mit Arbeit aufzuhalten, welche keinen angemessenen Mehrwert schafft, sollte vielmehr der eigene Perfektionismus eingeschränkt werden, um Zeit für das Wesentliche zu haben.
Erfolgreicher ist es daher oftmals, sich für weitere 80%-Ergebnisse anzustrengen, als seine Energie in die jeweils noch zur Perfektion fehlenden 20% zu stecken. 20% der Aktivitäten sind demnach so wichtig, dass sie mit ihrer Erledigung 80% des Arbeitserfolgs ausmachen.
Doch Vorsicht, das heißt nicht, dass es keine Aufgaben gibt, welche nicht absolut hundertprozentig erfüllt werden müssen. Den Bau eines Hauses kann man schließlich auch nicht beenden, wenn erst 80% des Mauerwerks steht. Ebenso verlangt man von einem Arzt im Operationssaal auch ein hundertprozentiges Ergebnis.

Aufgabenplanung nach dem Pareto-Prinzip

Für das Bewältigen von Aufgaben kann das Priorisieren nach der Pareto-Regel eine hilfreiche und nützliche Methode sein. Zum Beispiel im Studium oder in der Schule stehen oft gleichzeitig eine Vielzahl von Aufgaben an, die in einem festen Zeitraum und zu einem bestimmten Termin gelöst werden sollen. Da ist eine Präsentation vorzubereiten, dort muss für eine Englisch-Prüfung gelernt werden, hier steht eine komplexe Matheaufgabe an und dort muss ein Gedicht auswendig rezitiert werden. Wenn dann alles gleichzeitig erledigt werden soll, lohnt es kaum bei der Lösung der Aufgaben nach Perfektion zu streben.

Voraussetzungen für die Anwendung der 80:20 Regel sind die Fähigkeiten:

• Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden
• sein eigenes Leistungsvermögen und eigenen Leistungsstand angemessen einzuschätzen
• die Ziele klar zu formulieren.

Nur wer sich selbst und seine Schwächen und Stärken kennt, ist in der Lage die Erfolgsfaktoren zu identifizieren, mit denen sich bei 20-prozentigem Einsatz 80 Prozent des Erfolges ergeben.
Und nur wer die konkreten Ziele einer Aufgabe kennt und überprüft, welche Methoden und Techniken für einen etwa 80-prozentigen Arbeitserfolg in Frage kommen, kann eine vernünftige Priorisierung vornehmen.

Wer bei zehn zu erledigenden Aufgaben gerade die acht Aufgaben bearbeitet, unter denen sich nicht die beiden wichtigsten befinden, hat eben nur zwanzig Prozent von dem geschafft, was eigentlich notwendig gewesen wäre. Ein klassischer Fall für das, was man im Allgemeinen auch Verzetteln oder Verrennen in Nebensächlichkeiten nennt.

➯ Finden Sie die 20% Erfolgsverursacher in Ihrem beruflichen und privaten Bereich heraus und versehen Sie diese mit der höchsten Priorität.