Aufwandsschätzung

Vorhersage der benötigten Dauer der Aufgabe

Für eine sinnvolle Planung der Zeit, muss man wissen, wie viel Zeit man zur Erledigung der einzelnen Aufgabe benötigt. Hierzu ist es notwendig den Aufwand der Aufgabe realistisch einzuschätzen.

Diese Aufwandsabschätzung ist jedoch bei komplexen oder neuartigen Aufgaben nicht immer einfach vorzunehmen. Um zu einer realistischen Aufwandsschätzung zu gelangen, ist es wichtig,

  • die Aufgabe und die einzelnen Tätigkeiten, die zur ihrer Erledigung notwendig sind, möglichst genau zu (er)kennen
  • Erfahrungswerte über die Dauer für gleiche oder ähnliche Aufgabenstellungen zu haben
  • sich selbst einschätzen zu können
  • ausreichend Pufferzeiten einzuplanen

Aufbrechen in kleine Teilaufgaben

Umfangreiche und neuartige Aufgaben / Projekte sind zunächst mit Hilfe der Salami Taktik in kleine überschaubare Teilaufgaben aufzubrechen.

Ehrliche und realistische Zeitabschätzung

Anschließend ist möglichst ehrlich und realistisch einzuschätzen, wie viel Zeit für die Aufgabe bzw. Teilaufgabe benötigt wird. Hierbei sollte man möglichst auf Erfahrungswerte zurückgreifen, wie lange man für eine gleiche oder ähnliche Aufgabenstellung in der Vergangenheit benötigt hat.
Wichtig ist, hierbei genügend Puffer und eine Zeitreserve für unvorhergesehenes mit einzuplanen. Die Erfahrung zeigt, dass man häufig mehr Zeit für eine Tätigkeit benötigt, als man ursprünglich gedacht hat.

Je nach Umfang der Aufgabe ist die Aufwandsschätzung in Stunden oder Tagen; bei sehr umfangreichen Aufgaben/ Projekten sogar in Wochen oder Monate anzugeben. Die kleinste Zeiteinheit sollte aber mindestens fünfzehn Minuten sein.

Risikofaktoren berücksichtigen

Je weniger Erfahrung es mit der gestellten Aufgabenstellung gibt und je komplexer die Aufgabe ist, desto größer ist das Risiko einer Unschärfe in der zuvor gemachten Aufwandsschätzung. Diese Unsicherheit in der gemachten Aufwandsschätzung wird durch den Risikofaktor wieder ausgeglichen.
Nach erfolgter Zeitabschätzung für die Dauer der Aufgabe, sind Risikofaktoren für die Aufgaben bzw. Teilaufgaben festzulegen. Jede einzelne Aufgabe ist dazu nach Erfahrungswert und Komplexität zu beurteilen und zu gewichten.

Der Erfahrungsfaktor beträgt für eine Aufgabe bzw. Aufgabenstellung, die

  • in der Vergangenheit schon einmal erledigt wurde: 10
  • ähnlich zu einer bekannten Aufgabenstellung ist: 30
  • neuartig und unbekannt ist: 50

Der Komplexitätsfaktor beträgt für eine Aufgabe, welche

  • einfach und überschaubar ist: 10
  • eine mittlere Schwierigkeit hat: 30
  • sehr schwierig und komplex ist: 50

Der Risikofaktor ergibt sich als Summe aus Erfahrungsfaktor und Komplexitätsfaktor.

Risikofaktor
der Aufgabe

Aufgabenstellung ist aus der Vergangenheit

bekannt

ähnlich

unbekannt

Komplexität

einfach

20%

40%

60%

mittel

40%

60%

80%

schwer

60%

80%

100%

 

Die zuvor geschätzte Zeitdauer für die Erledigung der Aufgabe wird prozentual um den Risikofaktor erhöht.

Eine einfache überschaubare Aufgabe, die in der Vergangenheit so schon einmal bewältigt wurde, erhält so den Risikofaktor 20. Der Aufwand für diese einfache und bekannte Aufgabe wird damit um zwanzig Prozent erhöht (Aufwand = Aufwand * 1,2).
Eine völlig neue Aufgabe, die zudem sehr schwierig und komplex ist, erhält den Risikofaktor 100. Der Aufwand für diese Aufgabe wird um hundert Prozent erhöht und verdoppelt sich damit.


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