Delegieren
mehr bewältigen ohne durchzudrehen

Die Zeit die uns zur Verfügung steht, können wir nicht ausweiten: sie ist uns unveränderlich von der Natur vorgegeben. Um dennoch mehr Zeit für das Wesentliche zu haben, müssen wir unsere Arbeit bestmöglich und effizient organisieren. Doch wenn die Vielzahl der zu erledigenden Aufgaben selbst bei bester Arbeitsorganisation nicht zu bewältigen sind, spätestens dann ist der Moment wo wir die anstehenden Aufgaben verringern müssen, indem wir Tätigkeiten an andere übertragen. Sprich, die Aufgaben delegieren.

Bedenken über Bord werfen

Delegieren kostet anfangs vielleicht Überwindung, denn es gibt viele Bedenken, die das Delegieren schwierig erscheinen lassen, wie

  • Ich kann die Arbeit selbst am besten erledigen.
  • Ich weiß gar nicht, ob jemand anderes die Aufgabe überhaupt bewältigen kann
  • Wenn ich es nicht selber mache, verliere ich die Kontrolle
  • Es kostet mich mehr Zeit die Aufgabe zu erklären, als selber zu machen.
  • Wenn das schief geht, kann ich den Scherbenhaufen mit noch mehr Aufwand selber wieder aufräumen
  • Ich kenne denjenigen und seine Arbeitsweise zu wenig, um zu wissen ob er der Aufgabe auch gewachsen ist.
  • Was passiert, wenn jemand anderes die Aufgabe viel besser erledigt als ich es kann

Hier gilt es vor allen Dingen, ehrlich zu sich selbst zu sein. Oftmals bildet man sich nur ein, dass nur man selbst die Arbeit erledigen kann. Das ‘alles selber machen’ wollen ist eines der Hauptgründe für Stress und Überarbeitung.
Sie müssen ihren eigenen Perfektionismus in die Schranken weisen und auch akzeptieren, dass vielleicht nicht das gleiche Ergebnis herauskommt, wie wenn sie es selbst gemacht hätten. Auch sollten sie Fehler tolerieren und als Möglichkeit zum Lernen betrachten. Wenn die Aufgabe allerdings besser als erwartet erledigt wird, sollten sie sich darüber freuen.
Die Zeit zur Erklärung der Aufgabe und die Einarbeitung des Bearbeiters sollten sie dabei als Investition ansehen. Für den Moment müssen sie eventuell mehr Zeit aufwenden als die Aufgabe benötigt, doch in Zukunft werden sie von dieser Aufgabe entlastet sein.
Delegieren ist als Chance zu verstehen, Dinge zu erledigen und trotzdem mehr Zeit zu haben. Grundvoraussetzung zum Delegieren ist aber Vertrauen zu denjenigen und zu seiner Arbeitsleistung, der die Aufgabe erledigen soll. Diesem müssen sie zunächst mit einem Vorschuss an Vertrauen begegnen.

Aufgabenanalyse

Nach einer erfolgten Prioritätensetzung müssen die Aufgaben analysiert werden, welche Tätigkeiten sich zum Delegieren eignen. Denn nicht jede Aufgabe dürfen sie delegieren, weiterhin selbst bearbeiten müssen sie:

  • wirklich wichtige Aufgaben,
  • vertrauliche Angelegenheiten,
  • Aufgaben, bei denen es zu Konflikten kommen kann.

Delegieren können bzw. sollten sie dagegen wenn immer möglich,

  • einfache, immer wiederkehrende Routinetätigkeiten
  • komplexere Tätigkeiten, die von einem Spezialisten zu erledigen sind
  • Aufgaben, die ohne Abstimmungsbedarf erledigt werden können
  • kleinere Aufgaben, die keine größere Erfahrung erfordern
  • Aufgaben, die als nicht wichtig erkannt worden sind

Mitarbeiterauswahl

Für die Wahl des richtigen Mitarbeiters gilt es, die bestmögliche Kombination von Talent und Aufgabe herzustellen. Neben Vertrauen in die Arbeitskraft des Mitarbeiters, benötigen Sie auch Menschenkenntnis, um dessen Leistungsfähigkeit einzuschätzen und abzuschätzen, ob derjenige für die Aufgabe geeignet ist. Auch benötigen sie unter Umständen eine gewisse Überzeugungskraft um den Sinn, die Notwendigkeit sowie die Funktion einer Aufgabe darzustellen.

Aufgabenübergabe

Formulieren sie eine klare und eindeutige Aufgabenstellung mit allen notwendigen Hintergrundinformationen für den Bearbeiter und stellen sie alle Mittel, die er zur Erledigung der Aufgabe benötigt, zur Verfügung. Machen Sie auch deutlich, was sie sich als Ergebnis vorstellen und bis wann sie das Ergebnis benötigen und die Arbeit erledigt sein soll.
Halten sie die Aufgabe mit Bearbeiter und Termin in ihrer ToDo-Liste fest.

Bearbeitungsphase

Während der Bearbeitungsphase sollten sie als Ansprechpartner zur Verfügung stehen und begleitend Zwischenziele und Zwischenergebnisse kontrollieren, um bei Problemen sofort eingreifen und handeln zu können. Allerdings sollten sie sich soweit wie möglich zurückhalten und dem Bearbeiter ausreichend Freiraum lassen und ihm nicht das Gefühl geben, er sei unter Kontrolle oder ständiger Beobachtung.

Rückmeldung

Nach erfolgter Bearbeitung der Aufgabe sollten sie sich beim Bearbeiter bedanken und ihm eine ehrliche Rückmeldung - die sowohl konstruktive Kritik als auch Lob beinhalten kann - über die Wertschätzung der erledigten Arbeit geben.