Glossar

Definition von Begriffen rund um das Thema Todo-Liste und Zeitmanagement.

ABC-Analyse

Methode zur Priorisierung der Aufgaben. Einteilung erfolgt nach
A: sehr wichtig und dringend;
B: wichtig aber nicht dringend;
C: weniger wichtig

-------> ABC-Analyse

ALPEN-Methode

Methode zur Erstellung einer Todo-Liste
A: Aufgaben aufschreiben.
L: Länge einschätzen. Schätzung der benötigten Zeit für jede Aufgabe.
P: Pufferzeit. Verplanung von maximal 60% der Arbeitszeit, um Zeit für Unvorhergesehenes zu haben.
E: Entscheidungen. Durch Setzen von Prioritäten, Kürzen und Delegieren wird der Umfang der Arbeiten beschränkt.
N: Nachkontrolle und Erstellung einer Statistik über geplante und tatsächlich erledigte Arbeiten.

-------> Vorgehen nach ALPEN-Methode, Vorlage ALPEN-Methode

Arbeitsorganisation

Die Gestaltung der Arbeitsbedingungen insbesondere das Verhältnis zur Arbeit, zum Arbeitsplatz sowie zur Arbeitszeit.

Aufwandsschätzung

Zeitabschätzung, wie lange man zur Erledigung der Aufgabe benötigt.

-------> Aufwandsschätzung

Aufgabenliste

Deutsche Bezeichnung und Synonym für Todo-Liste. Siehe unter Todo-Liste.

Aufschieberitis, Aufschieben

Bezeichnet das Verhalten, die Bearbeitung notwendiger, aber unangenehmer Aufgaben immer wieder zu verschieben.

Checkliste

Schriftliche Aufzählung von Merkmalen, die einen Arbeitsablauf umfassend beschreiben. Sie entstehen aufgrund gemachter Erfahrungen, und sollen das Vergessen bzw. Übergehen von Teilaspekten verhindern. Checklisten werden bei komplexen bzw. immer wiederkehrenden Fragestellungen und Aufgaben eingesetzt.

-------> Vorlage Standard ToDo-Liste, Tipp Checkliste

Delegieren / Delegation

Delegation bedeutet, Aufgaben und Verantwortlichkeiten an hierarchisch untergeordnete Mitarbeiter abzugeben.

-------> Delegieren

dringend, Dringlichkeit

zeitliches Kriterium. Die Aufgabe bedarf der sofortigen Aufmerksamkeit und bedrängt einem sofort zu handeln. Bei Fristeinhaltung entsteht einmaliger Nutzen.

-------> Priorisieren, Eisenhower-Methode

Eisenhower-Methode

Methode zur Priorisierung der Aufgaben nach Eisenhower. Aufteilung erfolgt nach Wichtigkeit und Dringlichkeit:

• wichtig und dringend: sofort selbst erledigen

• wichtig aber nicht dringend: exakt terminieren und persönlich erledigen

• nicht wichtig aber dringend: an geeignete Mitarbeiter delegieren

• nicht wichtig und nicht dringend: Nicht bearbeiten.

-------> Eisenhower-Methode

Effektivität

Der Begriff ist abgeleitet aus dem lateinischen Wort effectus und bedeutet übersetzt Ausführung, Wirkung, Erfolg.
Im allgemeinen Sprachgebrauch ist Effektivität gleichbedeutend mit Effizienz. Im Zeitmanagement wird jedoch zwischen Effizienz und Effektivität dahingehend unterschieden, daß Effektivität "die richtigen Dinge zu tun" bedeutet während Effizienz heißt, "die Dinge richtig" zu tun. Effizienz ist also das kurzfristig optimale Handeln, welches mit möglichst geringem Aufwand eine möglichst große Wirkung erzielen will. Effektivität hingegen das mittel- bis langfristig orientierte handeln um insgesamt ein optimales Ergebnis zu erreichen.

Effizienz

Der Begriff Effizienz hat seinen Ursprung im lateinischen Wort efficientia: Wirksamkeit, Tätigkeit. Effizienz ist die zielgerichtete Tätigkeit und ist definiert als das "Verhältnis zwischen dem erzielten Ergebnis und den eingesetzten Mitteln". Umgangssprachlich bedeutet Effizienz "Die Dinge richtig tun" und grenzt dies gegen die Effektivität ab, die darin besteht, die "richtigen Dinge zu tun".

Liste

Liste ist abgeleitet aus dem italienischen lista, zu deutsch Papierstreifen. Es bezeichnet ein bestimmtes Verzeichnis und ist eine thematische Sammlung bestimmter Begriffe und ihrer Anordnung nach einem wohldefinierten Prinzip, beispielsweise chronologisch oder einer Rangfolge.

Mindmap, Mind-Map, MindMapping

Eine Mindmap (deutsch auch Gedankenkarte) ist eine grafische Darstellung, die Beziehungen zwischen verschiedenen Begriffen aufzeigt. Dabei werden die Stichworte rund um einen zentralen Begriff angeordnet. So lassen sich Zusammenhänge besser darstellen und leicht noch weitere Stichworte ergänzen. Mindmap ist ein Anglizismus welche das ursprüngliche Wort Assoziogramm weitgehend verdrängt hat.

-------> Mindmap

Pareto-Prinzip

80:20-Prinzip: Besagt, daß in 20% der zur Verfügung stehenden Zeit 80% der Aufgaben erledigt werden. Die restlichen 20% der Aufgaben benötigen 80% der zur Verfügung stehenden Zeit.

-------> Pareto-Prinzip

Priorität

abgeleitet aus dem lateinischen Wort prior: der Erste, der Vordere. Die Priorität ist ein Bewertungsmaßstab für die Rangfolge der Aufgaben und gibt an, welche Aufgabe Vorrang vor anderen Aufgaben hat. Sie legt somit fest welche Tätigkeit als erstes bzw. letztes zu erledigen ist.

-------> Priorisieren

Projekt

Ein umfangreiches einmaliges Vorhaben bei dem innerhalb einer definierten Zeitspanne ein definiertes Ziel erreicht werden soll.

Projektmanagement

Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes.

Priorisierung

Einstufen einzelner Aufgaben nach Prioritäten um wesentliche vom unwesentliche Aufgaben zu trennen, die Wirtschaftlichkeit zu steigern und um eine Bearbeitungsreihenfolge zu erstellen.

-------> Priorisierung

Salami Taktik, Teile und Herrsche, divide et impera

Bezeichnet das Vorgehen eine große Aufgaben in kleinere überschaubare Teilaufgaben zu zerlegen, um dann über die Bearbeitung der einzelnen Teilaufgaben die Gesamtaufgabe zu erledigen.

-------> Strukturieren

Selbstmanagement

Selbstmanagement umfaßt Fähigkeiten, Fertigkeiten und Techniken, die Zielfindung, Planung, effektives Handeln sowie die optimale Ausnützung der zur Verfügung stehenden Zeit einer Person betreffen.

Status

Gibt den Bearbeitungszustand einer Aufgabe an. Ausprägungen können sein: offen, in Bearbeitung, erledigt, oder abgebrochen, Oft erfolgt die Status- Angabe aber auch in Prozentangaben, die den Fertigkeitsgrad der Aufgabe darstellen: 0% - noch nicht begonnen; 50% - halb fertig; 100% - erledigt.

Tätigkeitsliste

Synonym für Todo-Liste. Siehe unter Todo-Liste.

Tada-List

Synonym für Todo-Liste. Siehe unter Todo-Liste.

Task-Liste

Der Begriff Task kommt aus dem englischen und bedeutet deutsch 'Aufgabe'. Synonym für Todo-Liste. Siehe unter Todo-Liste.

Der Begriff Todo ist abgeleitet aus den englischen Wörtern ‘to’ (deutsch: zu) und ‘do’ (deutsch: tun, machen, erledigen) und bedeutet übersetzt: zu tun bzw. zu erledigen. Synonym für eine noch zu erledigende Aufgabe.

Todo-Liste, Todoliste, To-Do-Liste

In einer ToDo-Liste wird schriftlich festgehalten, welche Aufgaben anstehen, wer dafür verantwortlich ist und bis wann es erledigt sein muß.

wichtig, Wichtigkeit

sachliches Merkmal. Wichtige Aufgaben bringen Dich einem Ziel näher. Sobald wichtige Arbeiten erledigt sind, bestehen langfristige Verbesserungen bzw. wenn die Aufgabe nicht erledigt wird, hat es böse Konsequenzen.

-------> Priorisieren, Eisenhower-Methode

Wochenplan

Form der Todo-Liste für eine ganze Woche. Hier werden alle Termine, Ziele, Aufgaben und Tagesprioritäten einer Woche eingetragen.

-------> Vorlage Wochenplan, Formen der Todo-Liste

Zeitpuffer, Puffer

Zeitreserve für Unvorhergesehenes, die bei der Planung der Aufgabe resp. der Aufwandsschätzung berücksichtigt wird.

-------> Aufwandsschätzung

Zeitmanagement

Unter Zeitmanagement versteht man eine Reihe von Strategien und Techniken zur Lösung des Problems eine hohe Anzahl von Aufgaben, termingerecht mit einer nur begrenzt zur Verfügung stehende Zeit zu erledigen. Es bezeichnet das Handeln welches die optimale Nutzung der begrenzten Ressource Zeit zum Ziel hat.