ToDo-Liste für Besprechung / Meeting

Für die gelungene Durchführung einer Besprechung ist eine professionelle Vorbereitung eine grundlegende Vorraussetzung. Mit Hilfe dieser ToDo-Liste können Sie die Besprechung systematisch und strukturiert planen und perfekt organisieren.

Besprechungsziele / Vorgehen

• Gewünschtes Ergebnis definieren (Information, Diskussion, Entscheidung)
• Inhalte/ Aussagen festlegen
• Fragen/ Entscheidungen formulieren
• Chancen/ Risiken abschätzen

Teilnehmerkreis

• Teilnehmerkreis bestimmen (Muss-, Soll-, Kann-Teilnehmer)
• Termin inkl. Ausweichtermin abstimmen
• Teilnahme bestätigen lassen
• Einladung inkl. Tagesordnung versenden

Veranstaltungsort / -zeit

• Interne/ Externe Durchführung bestimmen (Störungsaspekt)
• Veranstaltungsort festlegen
• Verkehrswege/ Verkehrssituation berücksichtigen
• Beginn, Dauer und Ende der Veranstaltung festlegen
• Anreisezeiten/ Anzahl der Reisenden berücksichtigen
• Veranstaltungsräume buchen
• Hotelzimmer reservieren
• Bewirtung (Essenszeiten, Pausen) organisieren

Arbeitsmittel

• Laptop/ Beamer organisieren
• Flipchart/ Pinnwand bereitstellen
• Moderatorenkoffer (Stifte, Papier, Nadeln) besorgen
• Funktionstüchtigkeit Referenten-PC prüfen (ggf. Software installieren)
• Mikrofonanlage checken
• Telefon-/ Videokonferenz vorbereiten

Weitere Punkte

• Referenten/ Moderatoren festlegen
• Aussagen abstimmen
• Zeitbudgets vereinbaren
• Tagesordnung zusammenstellen
• Manuskripte verfassen
• PowerPoint-Folien erstellen oder zuschicken lassen
• Handouts für Teilnehmer in ausreichender Anzahl erstellen
• Plots/ Plakate/ Bilder ausdrucken
• Sitzordnung (Namensschilder, Karten) festlegen
• Raum vor Beginn der Veranstaltung kontrollieren

Nachbereitung

• Review/ Reflektion der Besprechung
• Besprechungsprotokoll erstellen
• Besprechungsprotokoll an Teilnehmer und Verteiler schicken

Todo-Liste für eine Besprechung / Meeting als PDF gratis zum Download
Meeting / Besprechung