ToDo-Liste für Besprechung / Meeting

Für die gelungene Durchführung einer Besprechung ist eine professionelle Vorbereitung eine grundlegende Vorraussetzung. Mit Hilfe dieser ToDo-Liste können Sie die Besprechung systematisch und strukturiert planen und perfekt organisieren.


Besprechungsziele / Vorgehen

  • Gewünschtes Ergebnis definieren (Information, Diskussion, Entscheidung)
  • Inhalte/ Aussagen festlegen
  • Fragen/ Entscheidungen formulieren
  • Chancen/ Risiken abschätzen

Teilnehmerkreis

  • Teilnehmerkreis bestimmen (Muss-, Soll-, Kann-Teilnehmer)
  • Termin inkl. Ausweichtermin abstimmen
  • Teilnahme bestätigen lassen
  • Einladung inkl. Tagesordnung versenden

Veranstaltungsort / -zeit

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  • Interne/ Externe Durchführung bestimmen (Störungsaspekt)
  • Veranstaltungsort festlegen
  • Verkehrswege/ Verkehrssituation berücksichtigen
  • Beginn, Dauer und Ende der Veranstaltung festlegen
  • Anreisezeiten/ Anzahl der Reisenden berücksichtigen
  • Veranstaltungsräume buchen
  • Hotelzimmer reservieren
  • Bewirtung (Essenszeiten, Pausen) organisieren
 

Arbeitsmittel

  • Laptop/ Beamer organisieren
  • Flipchart/ Pinnwand bereitstellen
  • Moderatorenkoffer (Stifte, Papier, Nadeln) besorgen
  • Funktionstüchtigkeit Referenten-PC prüfen (ggf. Software installieren)
  • Mikrofonanlage checken
  • Telefon-/ Videokonferenz vorbereiten

Weitere Punkte

  • Referenten/ Moderatoren festlegen
  • Aussagen abstimmen
  • Zeitbudgets vereinbaren
  • Tagesordnung zusammenstellen
  • Manuskripte verfassen
  • PowerPoint-Folien erstellen oder zuschicken lassen
  • Handouts für Teilnehmer in ausreichender Anzahl erstellen
  • Plots/ Plakate/ Bilder ausdrucken
  • Sitzordnung (Namensschilder, Karten) festlegen
  • Raum vor Beginn der Veranstaltung kontrollieren

Nachbereitung

  • Review/ Reflektion der Besprechung
  • Besprechungsprotokoll erstellen
  • Besprechungsprotokoll an Teilnehmer und Verteiler schicken

Todo-Liste für eine Besprechung / Meeting als PDF gratis zum Download
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