ToDo-Liste zur Planung
der Abwesenheit im Büro

Bei einer längeren Abwesenheit im Büro sind viele Dinge zu beachten und zu regeln, damit sie nach ihrer Rückkehr kein Chaos erwartet. Auch sollen die Aufgaben während Ihrer Abwesenheit wie gewohnt erledigt werden und die Geschäfte weiterlaufen.


Aufgaben und Termine, die noch vor Ihren Urlaub zu erledigen sind

  • Anfertigen einer ToDo-Liste mit allen Aufgaben und Terminen bis zum Urlaubsantritt
  • Alle ToDos, die vor Ihrem Urlaub zu erledigen sind, abschliessen
  • Offene, nicht delegierbare Aufgaben frühzeitig ermitteln und selbst erledigen
  • Noch zu erledigende Aufgaben, die delegierbar sind, an Vertreter delegieren
  • ToDos, die Sie bis zum Urlaubsantritt nicht erledigt haben, in ToDo-Liste während Ihrer Abwesenheit übertragen

Aufgaben und Termine, die während Ihres Urlaub zu erledigen sind

  • Anfertigen einer ToDo-Liste mit allen Aufgaben und Terminen, die während Ihres Urlaub zu erledigen sind
  • Versuchen, wichtige Termine und Aufgaben, die sie unbedingt selbst erledigen müssen, auf die Zeit vor oder nach dem Urlaub zu verschieben
  • alle Aufgaben (schriftlich) delegieren und festlegen, wer was bis wann zu erledigen hat
  • Vertreter schriftlich über Termine und fällige Fristen während der Abwesenheit informieren

Vertretung festlegen und regeln

  • Festlegen, wer Sie in welcher Angelegenheit vertreten soll
  • Kompetenzen klar verteilen und regeln
  • Prioritäten klar kommunizieren
  • Vertreter alle notwendigen Informationen bereitstellen
  • Vertreter mit erforderliche Vollmachten ausstatten
  • Vorgesetzte und Mitarbeiter über Vertretung informieren

Kontaktmöglichkeit während des Urlaubs

  • Telefonnummer für Notfälle angeben
  • Anrufzeiten zur Klärung wichtiger Punkte vereinbaren
  • Festlegen, wer anrufen darf
  • Festlegen, in welchen Fällen eine Kontaktaufnahme erfolgen muss
  • (private) eMail-Adresse für wichtige Weiterleitungen hinterlegen

eMail & Telefon

  • eMail Abwesenheitsnotiz für die Zeit der Abwesenheit einrichten - mit Angabe des Zeitraum der Abwesenheit sowie Vertreterregelung
  • Weiterleitung der E-Mails an Vertretung einrichten
  • Telefonumleitung an die Vertretung einrichten
  • Mailbox bzw. Anrufbeantworter besprechen

TIPP:
Den angegebenen Tag der Rückkehr ein bis zwei Tage später als tatsächlich angeben, um nach der Rückkehr ungestört alles abarbeiten zu können

Schreibtisch

  • Schreibtisch vor Abwesenheit komplett leer räumen
  • zwei oder mehr leere Ablagekörbe aufstellen - einer für dringende Angelegenheiten, den anderen für Infomaterial oder weniger Dringendes - um nach der Rückkehr kein Ablagenchaos vorzufinden