ToDo-Liste zur Telefonkonferenz

Telefonkonferenz - durchführen und moderieren

Telefonkonferenzen sparen Zeit und Geld - wenn man sie richtig einsetzt und organisiert. Planen, organisieren und moderieren Sie mit dieser Todo-Liste die Telefonkonferenz genau so sorgfältig, präzise und effizient wie ein Präsensmeeting.

Agenda und Teilnehmer festlegen (ca. 1 Woche vorher)

• Erstellen Sie eine Liste der Teilnehmer
• Bestimmen Sie die Rollen der einzelnen Teilnehmer: Moderator, Protokollführer, Teilnehmer, ggf. nur Zuhörer
• Legen Sie eine Agenda fest
• Legen Sie einen Termin für die Konferenz fest

Telefonkonferenz Anbieter heraussuchen und Zugangscode beantragen (ca. 5 Tage vorher)

• kostengünstigen und zuverlässigen Anbieter heraussuchen
• Melden Sie sich beim ausgewählten Anbieter unter Angabe des Besprechungstermines und Dauer an
• Sie erhalten vom Anbieter Telefonnummer sowie Zugangscode für Teilnehmer und Moderator

Versenden der Einladung (ca. 4-5 Tage vorher)

• Versenden Sie rechtzeitig an alle Teilnehmer die Agenda mit Termin und Dauer des Meetings
• Teilen Sie ebenso allen Teilnehmern die komplette Teilnehmerliste sowie deren speziellen Rollen mit
• Teilen Sie mit, dass die Besprechung als Telefonkonferenz abgehalten wird
• Teilen Sie jedem Teilnehmer die Telefonnummer und den Teilnehmer-Zugangscode mit

Vorbereitung Telefonkonferenz (ca. 2-3 Tage vorher)

• Reservieren Sie für die Zeit der Telefonkonferenz einen Raum mit geeigneten (Tasten-) Telefon von dem Sie ruhig und ungestört telefonieren können
• Achten Sei darauf, dass Ihr Telefon eine Freisprecheinrichtung hat
• Falls Sie einen PC/ Laptop für die Telefonkonferenz benötigen, achten Sie auf geeignete Anschlüsse in diesem Raum
• Drucken Sie die Einladung und insbesondere die Teilnehmerliste aus

Kurz vor der Telefonkonferenz (ca. 15 Minuten vorher)

• Ordnen Sie Ihre Unterlagen insbesondere Einladung und Teilnehmerliste
• Überprüfen Sie, dass die Technik einwandfrei funktioniert
• Wählen Sie als Moderator die vom Anbieter mitgeteilte Telefonnummer
• Nach der Sprachansage geben Sie den Zugangscode des Moderators ein

Der Einstieg in die Telefonkonferenz

• Sprechen Sie mit klarer, deutlicher und verständliche Stimme
• Bemühen Sie sich um eine angemessene Lautstärke, überprüfen Sie ggf. die Lautstärkeeinstellungen des Telefons
• Prüfen Sie ob alle Teilnehmer anwesend sind.
• Gehen Sie die Teilnehmerliste durch und fragen Sie ggf. per Namensruf nach
• Falls notwendig stellen Sie die Gesprächsteilnehmer einander vor.
• Bitten Sie die Teilnehmer, mögliche Störgeräusche zu vermeiden (Handygeklingel, laufende Radioapparate usw.)
• Erläutern Sie kurz das Thema und die Rollen der Teilnehmer

Während der Telefonkonferenz

• Gehen Sie anhand der Agenda alle Themen zügig durch
• Sprechen Sie mit klarer und deutlicher Stimme
• Da Sie bei der Telefonkonferenz keinen Blickkontakt zu den Teilnehmern haben, dirigieren Sie als Moderator mehr als in einer Präsensbesprechung
• Reagieren Sie sofort auf Störungen (z.B. laute Geräusche) und sprechen sie diese an
• Bitten Sie Teilnehmer, ihren Beitrag zu wiederholen, wenn die Verbindung schlecht sein sollte oder Sie etwas nicht verstanden haben
• Lassen Sie wenn möglich die Teilnehmer ausreden
• Falls Sie jemanden ansprechen, nennen Sie seinen Namen da optische Hinweise fehlen
• Wortmeldungen müssen mit Namen angekündigt und erteilt werden
• Erinnern Sie die Teilnehmer daran, sich mit Namen zu identifizieren, bevor sie sprechen
• Machen Sie während der Konferenz Notizen
• Fassen Sie Zwischenergebnisse und Resultate mündlich zusammen

Gebrauch der Stummtaste

• Wenn Sie gerade nichts zu sagen haben, schalten Sie mit der Stummtaste das Mikrofon ihres Telefons ab
• Benutzen Sie die Stummtaste des Mikrofons ebenfalls, wenn Sie räuspern oder husten müssen
• Bevor Sie sprechen, vergewissern Sie sich, dass Sie das Mikrofon nicht auf stumm geschaltet haben

Beenden der Telefonkonferenz

• Fassen Sie die Ergebnisse insbesondere Daten, Fakten und Termine am Ende noch einmal zusammen
• Bedanken Sie sich für die Teilnahme
• Legen Sie den Hörer auf

Nachbereitung

• Fertigen Sie ein Besprechungsprotokoll an
• Versenden Sie das Besprechungsprotokoll an alle Teilnehmer

Weiterführende Links zu Telefonkonferenzen:

• Überblick über Anbieter von Telefonkonferenzen
• Telefonkonferenz

Todo-Liste für eine Telefonkonferenz als PDF gratis zum Download
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