ToDo-Liste zur Telefonkonferenz

Telefon

Telefonkonferenz - durchführen und moderieren

Telefonkonferenzen sparen Zeit und Geld - wenn man sie richtig einsetzt und organisiert. Planen, organisieren und moderieren Sie mit dieser Todo-Liste die Telefonkonferenz genau so sorgfältig, präzise und effizient wie ein Präsensmeeting.

 

Agenda und Teilnehmer festlegen (ca. 1 Woche vorher)

  • Erstellen Sie eine Liste der Teilnehmer
  • Bestimmen Sie die Rollen der einzelnen Teilnehmer: Moderator, Protokollführer, Teilnehmer, ggf. nur Zuhörer
  • Legen Sie eine Agenda fest
  • Legen Sie einen Termin für die Konferenz fest

Telefonkonferenz Anbieter heraussuchen und Zugangscode beantragen (ca. 5 Tage vorher)

  • kostengünstigen und zuverlässigen Anbieter heraussuchen
  • Melden Sie sich beim ausgewählten Anbieter unter Angabe des Besprechungstermines und Dauer an
  • Sie erhalten vom Anbieter Telefonnummer sowie Zugangscode für Teilnehmer und Moderator

Versenden der Einladung (ca. 4-5 Tage vorher)

  • Versenden Sie rechtzeitig an alle Teilnehmer die Agenda mit Termin und Dauer des Meetings
  • Teilen Sie ebenso allen Teilnehmern die komplette Teilnehmerliste sowie deren speziellen Rollen mit
  • Teilen Sie mit, dass die Besprechung als Telefonkonferenz abgehalten wird
  • Teilen Sie jedem Teilnehmer die Telefonnummer und den Teilnehmer-Zugangscode mit

Vorbereitung Telefonkonferenz (ca. 2-3 Tage vorher)

  • Reservieren Sie für die Zeit der Telefonkonferenz einen Raum mit geeigneten (Tasten-) Telefon von dem Sie ruhig und ungestört telefonieren können
  • Achten Sei darauf, dass Ihr Telefon eine Freisprecheinrichtung hat
  • Falls Sie einen PC/ Laptop für die Telefonkonferenz benötigen, achten Sie auf geeignete Anschlüsse in diesem Raum
  • Drucken Sie die Einladung und insbesondere die Teilnehmerliste aus

Kurz vor der Telefonkonferenz (ca. 15 Minuten vorher)

  • Ordnen Sie Ihre Unterlagen insbesondere Einladung und Teilnehmerliste
  • Überprüfen Sie, dass die Technik einwandfrei funktioniert
  • Wählen Sie als Moderator die vom Anbieter mitgeteilte Telefonnummer
  • Nach der Sprachansage geben Sie den Zugangscode des Moderators ein

Der Einstieg in die Telefonkonferenz

  • Sprechen Sie mit klarer, deutlicher und verständliche Stimme
  • Bemühen Sie sich um eine angemessene Lautstärke, überprüfen Sie ggf. die Lautstärkeeinstellungen des Telefons
  • Prüfen Sie ob alle Teilnehmer anwesend sind.
  • Gehen Sie die Teilnehmerliste durch und fragen Sie ggf. per Namensruf nach
  • Falls notwendig stellen Sie die Gesprächsteilnehmer einander vor.
  • Bitten Sie die Teilnehmer, mögliche Störgeräusche zu vermeiden (Handygeklingel, laufende Radioapparate usw.)
  • Erläutern Sie kurz das Thema und die Rollen der Teilnehmer

Während der Telefonkonferenz

  • Gehen Sie anhand der Agenda alle Themen zügig durch
  • Sprechen Sie mit klarer und deutlicher Stimme
  • Da Sie bei der Telefonkonferenz keinen Blickkontakt zu den Teilnehmern haben, dirigieren Sie als Moderator mehr als in einer Präsensbesprechung
  • Reagieren Sie sofort auf Störungen (z.B. laute Geräusche) und sprechen sie diese an
  • Bitten Sie Teilnehmer, ihren Beitrag zu wiederholen, wenn die Verbindung schlecht sein sollte oder Sie etwas nicht verstanden haben
  • Lassen Sie wenn möglich die Teilnehmer ausreden
  • Falls Sie jemanden ansprechen, nennen Sie seinen Namen da optische Hinweise fehlen
  • Wortmeldungen müssen mit Namen angekündigt und erteilt werden
  • Erinnern Sie die Teilnehmer daran, sich mit Namen zu identifizieren, bevor sie sprechen
  • Machen Sie während der Konferenz Notizen
  • Fassen Sie Zwischenergebnisse und Resultate mündlich zusammen

Gebrauch der Stummtaste

  • Wenn Sie gerade nichts zu sagen haben, schalten Sie mit der Stummtaste das Mikrofon ihres Telefons ab
  • Benutzen Sie die Stummtaste des Mikrofons ebenfalls, wenn Sie räuspern oder husten müssen
  • Bevor Sie sprechen, vergewissern Sie sich, dass Sie das Mikrofon nicht auf stumm geschaltet haben

Beenden der Telefonkonferenz

  • Fassen Sie die Ergebnisse insbesondere Daten, Fakten und Termine am Ende noch einmal zusammen
  • Bedanken Sie sich für die Teilnahme
  • Legen Sie den Hörer auf

Nachbereitung

  • Fertigen Sie ein Besprechungsprotokoll an
  • Versenden Sie das Besprechungsprotokoll an alle Teilnehmer

Weiterführende Links zu Telefonkonferenzen:


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