Schreibtisch aufräumen

Leerer Tisch oder Schreibtischchaos?
Zeitfresser oder Arbeitsumgebung?

Bild: Ordnung am SchreibtischWir verbringen oft mehr Zeit an unserem Arbeitsplatz, als zu Hause. Von daher sind besonders Büroarbeitsplätze ein Teil unseres Privatlebens geworden. Denn wo wir uns lange aufhalten, wollen wir uns wohl fühlen. Wer sich am Schreibtisch zu Hause fühlt, der ist entspannt, kann Arbeitsdruck besser aushalten und leichter Aufgaben lösen. Also bringen wir einen Teil unseres Lebens mit ins Büro und öffnen somit anderen gegenüber unsere Persönlichkeit.
Der Schreibtisch wird dabei zur Projektionsfläche der eigenen Person, die nach außen den Eindruck hinterlässt, dass es im Inneren genau so zugeht, wie es auf dem Büroschreibtisch aussieht. Ein aufgeräumter Schreibtisch lässt den Rückschluss auf einen Menschen zu, der klare Strukturen liebt, ungern die Kontrolle verliert, Aufgaben ebenso zielstrebig wie sorgfältig löst und Prioritäten setzt. Er mag Ordnung und eine direkte Linie, nicht nur in seinem Privatleben, sondern auch an seinem Arbeitsplatz. Aufgeräumte Schreibtische lenken nicht von den eigentlichen Tätigkeiten ab, sie stören nicht die Konzentration und vermitteln den Vorgesetzten, es mit einem zuverlässigen Mitarbeiter zu tun zu haben, der seiner Arbeit entsprechende Aufmerksamkeit widmet und die Firma wichtig nimmt.
Ein gut aufgeräumter Schreibtisch vermittelt den Eindruck: hier sitzt ein zuverlässiger, effektiv arbeitender Mitarbeiter.

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Ein aufgeräumter Schreibtisch ist aber nicht nur eine Art Visitenkarte für Besucher. Auch Sie selbst werden zufriedener sein, wenn Ihr Schreibtisch nicht mehr einen chaotischen Anblick bietet.
Ein ordentlicher, übersichtlicher Schreibtisch erleichtert vor allem die eigene tägliche Arbeit. Es werden nicht mehr sinnlose und demotivierende Minuten damit vergeudet, ein Schriftstück, eine Unterlage oder ein Hilfsmittel zu finden. Die Bewegungsfreiheit wird nicht mehr durch überflüssige Arbeitsmaterialien eingeschränkt und es fällt kein Papier mehr vom Papierberg auf dem Boden. Stattdessen befindet sich alles wohldurchdacht am richtigen Platz – und das zu jeder Zeit.

 

So wird ein Schreibtisch am besten aufgeräumt

Zeit zum Schreibtisch Aufräumen einplanen
Planen Sie ganz bewusst einen halben Tag ein für das Aufräumen des Schreibtisches. Dann sollten Sie auch durch nichts anderes gestört werden.

Schreibtisch komplett leer räumen
Räumen Sie den Schreibtisch komplett leer, so dass nur die nackte Arbeitsplatte zu sehen ist. Beseitigen Sie wirklich alles von der Schreibtischplatte. Das ist oft mehr als man denkt.

Auf Sauberkeit achten
Wer seinen Schreibtisch aufräumen will, muss dabei auch auf Sauberkeit achten. Dazu gehört beispielsweise das Wegräumen von gebrauchten Kaffeetassen und das Entfernen von Kaffeerändern und Beseitigen von Schmutz auf der Arbeitsplatte.

Überflüssigen Papierkram wegwerfen
Am besten packen Sie alles – außer PC-Zubehör – in eine große Kiste und sortieren die Sachen an einem anderen Tisch. So können Sie jeden Gegenstand nüchterner beurteilen und befreien sich von – oft unbewussten – Relikten und Gewohnheiten.
Dazu nimmt man jede Aktenmappe, alle Papiere und angefallenen Notizen einmal in die Hand, prüft sie auf Aktualität und wirft dann sofort weg, was man nicht mehr benötigt.
Manche alten Vorgänge haben sich schon von selbst erledigt. Seien Sie großzügig mit dem Wegwerfen. Viele Informationen lassen sich sehr schnell im Internet beschaffen, so dass nicht immer alles griffbereit aufbewahrt werden muss. Werbedrucksachen können ganz verschwinden, denn jeder Hersteller hat eine Homepage mit allen seinen Angeboten. Notieren Sie sich einfach stichwortartig einige Daten (Hersteller, Artikelbezeichnung), dann können Sie alles Gewünschte jederzeit wiederfinden.

Arbeitsmappe für aktuelle Aufgaben
Unterlagen, die zu momentanen Arbeitsaufträgen gehören, werden separiert und in eine Arbeitsmappe gelegt.

Unterlagen in Ordner abheften und einsortieren
Unterlagen, die es aufzuheben gilt, legt man zunächst themensortiert ab, um sie danach systematisch in Ordner einzuheften. Innerhalb der Ordner gliedert man mit Trennblätter einzelne Themenbereiche:
Im privaten Bereich hat sich eine Aufteilung in fünf Ordner bewährt.

  • Ordner Verträge für Telefon/Handy, Mietvertrag, Kaufverträge, Quittungen/Garantien etc
  • Ordner Finanzen für Girokonto, Bausparvertrag, Fonds, Sparbuch, Darlehen/Kredite, Rentennachweise, etc
  • Ordner Versicherungen für Kfz, Haftpflicht, Hausrat, Krankenversicherung, etc
  • Ordner Beruf für Arbeitsvertrag, Sozialversicherungsnachweise, Gehaltsabrechnungen, Zeugnisse
  • Ordner Privates für Geburtsurkunden, Heiratsurkunde, Impfpass, Reisepass, etc.

Gegenstände und Utensilien einen festen Platz geben
Arbeitsutensilien wie Stifte und Büroklammern müssen nicht auf dem Schreibtisch herumfliegen. Sortieren Sie alles übersichtlich in einer Schublade oder einen entsprechenden Ablagesystem ein. Weisen Sie allen Gegenständen einen festen Platz zu.

Platzfresser vom Schreitisch verbannen
Verbannen Sie alle Platzfresser wie Scanner, Faxgeräte oder Briefwaagen usw. von Ihrem Schreibtisch. Diese Geräte sollten weder auf noch direkt neben den Schreibtisch stehen. Auf dem Schreibtisch sollten nur Dinge ihren Platz finden mit denen gearbeitet wird oder worauf geschrieben wird. Die 5- Gegenstände- Regel besagt, dass nur

  • Bildschirm
  • Tastatur
  • Maus
  • Telefon
  • Block und Stifte

sowie maximal fünf (!) weitere Gegenstände auf dem Schreibtisch stehen dürfen.
Bewährt haben sich so genannte Abreiß-Schreibunterlagen. Hier kann schnell alles Wichtige notiert werden. Was erledigt ist, wird sofort durchgestrichen. Abends wird das obere Blatt abgerissen und Übriggebliebenes einfach übertragen

Tipp:
Um Platz zu sparen sollten Sie einen Flachbildschirm als Computermonitor verwenden und um kein lästiges Kabelwirrwarr auf dem Schreibtisch zu haben, empfiehlt sich die Verwendung einer Funktastatur und einer Funkmaus.

So bleibt der Schreibtisch aufgeräumt

Kontinuität ist wichtig
Damit man nicht immer wieder seinen Schreibtisch aufräumen muss, ist Kontinuität wichtig.

Papierflut eindämmen
Versuchen Sie soweit wie möglich papierlos zu arbeiten, eine eMail beispielsweise braucht nicht ausgedruckt werden um sie zu lesen.
Was bei der täglichen Papierflut nicht notwendig ist, wird gleich entsorgt. Unnötige Zeitungsabos kann man abbestellen und alles, nicht innerhalb einer selbstgesetzten Frist gelesene, gehört zum Altpapier. Rechnungen sind am besten so abzuheften, dass man keine Zahlungsfrist übersieht. Gelesene Korrespondenzen gehören in Ordner oder Hängeregistraturen, die entsprechend beschriftet sind.

Gegenstände zurücklegen
Lassen Sie Arbeitsutensilien wie Stifte nicht einfach rumliegen, sondern legen Sie diese sofort nach ihrem Gebrauch wieder an ihrem festen zugewiesen Platz zurück

Schreibtisch zum Feierabend aufräumen
Sobald eine Aufgabe bearbeitet wurde, heißt es, alles wegräumen, was man dazu in die Hand genommen hat.
Die letzte Tätigkeit am Ende eines Arbeitstages lautet: den Schreibtisch aufräumen für einen motivierten Start in den nächsten Bürotag.