Planung und Durchführung von Aufgaben

Die heutige Arbeitswelt hat einen sehr schnellen und stressigen Charakter. Daher ist ein gutes Zeitmanagement im Beruf der Schlüssel zum Erfolg. Was für das Zeit- und Aufgabenmanagement im Privatleben gilt, findet erst recht im Arbeitsalltag Anwendung:

Bild: Stress beim Aufgaben bewältigenÜberlegen Sie sich, wie Sie all Ihre Termine und Aufgaben sinnvoll sortieren. Dies kann ein Terminplaner in Papierform sein, ein komplexer Kalender am Computer oder ein Sortiersystem mithilfe von Notizzetteln, Mappen oder Ablagefächern. Welches Ordnungssystem für Sie das richtige ist, hängt letztendlich von Ihrem Geschmack (und natürlich dem Ihres Vorgesetzten…) ab. Scheuen Sie sich nicht davor, eine andere Planungsmethode zu wählen, wenn Sie auch nach längerer Zeit nicht mit der bisherigen zurechtkommen.

Sobald Sie eine neue Aufgabe erhalten, wird diese entsprechend in Ihre Zeitplanung eingetragen, und zwar nach zwei Kriterien: Dringlichkeit und Wichtigkeit. Die Dringlichkeit betrifft den Zeitdruck, d.h. einzuhaltende Fristen und Termine; die Wichtigkeit einer Aufgabe hängt dabei auch von Risiko- und Erfolgsfaktoren ab. So ist es manchmal besser, eine Zahlungsfrist verstreichen zu lassen und so eine Mahnung in Kauf zu nehmen, wenn dadurch ein neuer Auftrag gesichert werden kann, der letztendlich den Verlust dieser einen Rechnung wieder ausgleicht. Solche Abwägungen muss man zunächst lernen, zeichnen Sie sich dazu eine Hierarchie von „weniger wichtig“ bis „sehr wichtig“ auf und halten Sie notfalls Rücksprache mit Ihren Kollegen. Wenn Sie in einer entsprechenden Position arbeiten, sollten Sie außerdem von Ihrem Recht Gebrauch machen, gewisse Dinge an andere Menschen zu delegieren, d.h. Aufgaben abzugeben, um Dauerstress zu vermeiden.

Eine einzelne Aufgabe sollte möglichst gut durchdacht, statt planlos angegangen werden. Dazu eignet es sich immer ganz gut, die Gesamtaufgabe in kleinere Arbeitsschritte aufzuteilen, damit Sie genau wissen, wie Sie vorzugehen haben. Jeder Arbeitsschritt kann dann zusätzlich mit einer geschätzten Zeitangabe versehen werden, denken Sie dabei aber an Notfall-Puffer! Sie werden feststellen, dass es sich viel leichter mit der Arbeit beginnt, wenn man genau weiß, was man zu tun und was man noch zu erwarten hat. Und wenn Sie einmal „einen guten Lauf“ haben, also einen produktiven Arbeitsschub, lassen Sie sich möglichst nicht ablenken. Typische Störfaktoren sind klingelnde Handys und Email-Benachrichtigungen (durch blinkende Fenster oder nervige Töne).