Aufgabenmanagement

Den Überblick behalten

„Alles auf die Reihe bekommen“ – davon träumt jeder Mensch. Wie oft ärgern wir uns tagelang über einen versäumten Termin, ein dummes Missverständnis oder einen Fehler, den wir aus Schwäche gemacht haben. Jeder Mensch ist einmal in einer solchen Situation und wünscht sich dann, ein Mr. oder eine Mrs. Perfect zu sein – ohne Fehlverhalten und Vergesslichkeit. Das wäre jedoch unmenschlich und sollte nicht angestrebt werden. Aber eine etwas bessere Ordnung im Alltag, d.h. mehr Durchblick und weniger Vergesslichkeit, ist sehr wohl erstrebenswert!

Um an die wichtigsten Dinge im Alltag zu denken, empfehlen sich verschiedene Methoden: Terminplaner, Notizzettel, ToDo-Listen usw. Bis die einzelnen Anliegen aber überhaupt dahin wandern, müssen sie erst einmal wahrgenommen werden. Häufig werden sie schlichtweg übersehen. Deshalb lautet das erste Stichwort „Aufmerksamkeit“. Wenn Ihnen im Alltag etwas auffällt, dass Sie in nächster Zeit erledigen müssen, schreiben Sie es sofort auf. Wenn Sie etwas sehen, dass Ihnen oder Ihren Liebsten helfen könnte, z.B. eine Broschüre, ein Link oder ein aufgeschnappter Tipp, greifen Sie zu. Viele lästige Angelegenheiten werden damit vorsorglich erleichtert.

Und wenn Sie doch einmal vor einer schwierigen Aufgabe sitzen, behalten Sie die Ruhe und gehen Sie ganz systematisch vor: Zunächst schreiben Sie das Problem auf, z.B. „Steuererklärung“. Dann sammeln Sie alle damit zusammenhängenden Einzelaufgaben, z.B. „Formulare besorgen, Gehaltsabrechnungen finden, Belege über Ausgaben sammeln, offene Fragen klären, fristgerecht abschicken“. Eine Auflistung der einzelnen Arbeitsschritte macht den großen Berg an Arbeit viel übersichtlicher und damit lösbar. Nun können Sie die Liste sauber abarbeiten – und wenn Sie hängen bleiben, nicht aufgeben, sondern den problematischen Schritt auf dieselbe Art noch einmal zerlegen.

Das Thema „Steuererklärung“ ist ein bekanntes Problemkind. Für solche Art von Aufgaben empfiehlt sich daher ein „vorausschauendes Verhalten“: Nehmen Sie sich zu Beginn einmal etwas Zeit, um eine gewisse Strategie oder ein kleines Sortiersystem zu entwickeln, z.B. ein Haushaltsbuch mit Tabellen für die Einnahmen und Ausgaben oder einzelne Kästchen für die verschiedenen Arten von Ausgaben (Belege für Fahrtkosten, Quittungen über Bürobedarf etc.). Im Nachhinein sparen Sie sich eine Menge Ärger und auch Zeit!

Eine Umfassende Anleitung zum Einsatz einer Todo-Liste erhalten Sie hier: ➯ ToDo-Liste - Vorgehen beim Zeitmanagement