Planung und Durchführung von Meetings

Eine häufige Aufgabe in den verschiedensten Branchen ist das Planen von Meetings, d.h. die Vorbereitung und Durchführung von Geschäftstreffen. Eine solche Aufgabenstellung ist so umfangreich, dass sie einen eigenen Abschnitt verdient. Denn hier geht es nicht nur um Ihr eigenes Wohlbefinden, sondern auch um das Ihres Chefs bzw. Ihrer Geschäftspartner und damit um das Image der ganzen Firma.

Zunächst einmal sollte die Location sorgfältig vorbereitet werden. Dazu gehört natürlich ein gastfreundlicher Empfang mit Kaffee und Gebäck, alternativ Wasser und Säfte, und – je nach Tageszeit und Dauer des Treffens – ein kleiner Snack. Außerdem können Sie den Raum mit ein paar Kleinigkeiten im Handumdrehen mit einer freundlichen Atmosphäre füllen, z.B. ein Blumenstrauß, eine Tischdecke, dezenter Fensterschmuck oder eine nette Malerei an der Wand. Dies fördert nicht nur den Wohlfühl-Faktor, sondern auch die Kooperationsbereitschaft und damit das Ergebnis des Meetings! Wenn Sie Ihre Gäste im eigenen Büro empfangen, macht ein persönlicher Gegenstand, wie ein Familienfoto, einen vertrauenswürdigen Eindruck.

Neben der Dekoration und Verpflegung müssen natürlich auch ein paar praktische Dinge bereitgestellt werden, z.B. die richtige Anzahl an Stühlen, übersichtlich aufgeschriebene Gesprächsnotizen und die benötigten Medien (Laptop, Beamer, Flipchart, Tafel…). Diese Medien sollten nicht nur einen guten Eindruck machen, sondern auch effektiv genutzt werden. Beachten Sie dabei den goldenen Mittelweg, d.h. überreizen Sie Ihre Geschäftspartner nicht mit Ihrer Präsentation, seien Sie aber auch nicht zu sparsam damit. Denn Ihre Anliegen und Ziele sollten veranschaulicht und – wenn sie etwas komplexer sind – so vereinfacht werden, dass Sie Ihre Hauptaussage auf den Punkt bringen können, ein paar Beispiele:

  • Sie haben ein Projekt im Auge und wollen bzw. sollen eine Ein-Jahres-Planung vorlegen: Stellen Sie die einzelnen Arbeitsschritte grafisch dar (z.B. mit Pfeilen und Kästchen), fügen Sie eventuell einen Zeitstrahl bzw. einen Hintergrund-Kalender hinzu.
  • Sie sollen die Unternehmenserfolge der letzten zwei Jahre präsentieren: Hier können Sie eine Präsentation am Computer anfertigen, die sowohl Daten und Zahlen als auch beispielhafte Bilder und Eindrücke umfasst.
  • Sie wollen einen Werbevertrag aushandeln und müssen Ihren Gesprächspartner zunächst davon überzeugen: Bereiten Sie eine freundliche, aber seriöse Firmenbroschüre vor, machen Sie ihm seine Vorteile in einer klaren Übersicht am Computer schmackhaft und legen Sie ihm idealerweise schon einen Vertragsentwurf vor, damit Sie und Ihre Pläne ernst genommen werden.

Die unterschiedlichen Medien sollten einige Zeit vor dem Termin auf ihre Funktionsfähigkeit überprüft werden, damit Sie keine peinlichen Technik-Pannen erleben. Nehmen Sie sich außerdem genügend Zeit, das bevorstehende Treffen vorher im Kopf durchzuspielen, damit Sie Ihre wichtigsten Ziele vor Augen haben. Fertigen Sie Gesprächsleitfäden an, auf die Sie notfalls zurückgreifen können. Schließlich sollten Sie eine großzügige Zeitplanung anstreben, d.h. ausreichend Puffer einbauen und auch solche Minuten bedenken, die für Begrüßung, Small Talk und Toilettenpausen draufgehen.